はじめに
Copilotに社内のマニュアルや過去の提案書を覚えさせて、自社の事情を踏まえて答えてほしいと考えたことはないでしょうか。「学習させる方法」を調べると、学習・参照・連携といった言葉が混ざった説明が多く、何を設定すればよいかが見えにくくなっています。
本記事では、Copilotに社内データを学習させる方法を、実際に使われている「参照」の経路として整理します。スマートエイトがCopilotの研修を設計したときに、受講者が自分で操作できる所と、管理者が決める所を分けた記録をもとにしています。
Copilotは社内データで学習せず、聞かれたたびに社内の資料を読みに行きます。読ませる経路は、貼り付け、ノートブック、有償のライセンス、コネクタの4つです。後の2つは、有料の追加か管理者の設定が要ります。
本記事は2026年10月18日時点のMicrosoftの公式情報をもとにしています。会社で契約するMicrosoft 365 Copilotは現在「Microsoft Copilot」という名前に変わっていますが、本記事ではまとめてCopilotと呼びます。
Copilotに学習させる方法はあるか|社内データは覚えさせず、その都度読ませる
「Copilotに学習させたい」という相談の多くは、社内の情報を踏まえて答えてほしい、という意味です。Copilotはこれを、聞かれたときに社内のデータを読みに行く形でかなえます。モデルそのものに覚えさせるわけではありません。
Copilotは社内データでモデルを学習しない
会社のアカウントで使うCopilotでは、社内のデータや指示、回答は基礎のモデルのトレーニングに使われません。どれだけ社内の資料を読ませても、モデルそのものが自社向けに変わるわけではありません。
そのため、探すべきは「学習させる設定」ではなく、どの資料を、どの経路でCopilotに読ませるかの設定です。
参照なら、最新の資料と権限がそのまま効く
参照には、学習にはない利点があります。資料を直せば次の質問から直した内容で答え、覚えさせ直す手間がかかりません。
もう1つの利点は、読む範囲が社員の権限で決まることです。Copilotは、聞いた人がもともと開ける資料だけを読みます。人事の資料を開けない社員が、Copilot経由で人事の資料を読むことはありません。
「覚えさせたい」を「どこを読ませたいか」に言い換える
社内でCopilotの使い方を決めるときは、「どの資料を読ませたいか」から話を始めます。営業のマニュアル、過去の提案書、問い合わせの記録のように、資料の名前と置き場所まで挙げると、次の章のどの経路を使うかが決まります。
社内データを参照させる4つの経路|貼る・まとめる・横断させる・つなぐ
4つの経路を、社員が自分で使えるものから順に並べます。この章では最初の3つを扱い、4つ目のコネクタは3章で詳しく扱います。3つ目の横断とコネクタは、有料の追加か管理者の設定が要ります。
経路 | 必要な契約 | 操作する人 | 向く使い方 |
|---|---|---|---|
貼り付けとアップロード | 無償のCopilot Chatでも使える | 社員 | 1回きりの要約や下書き |
ノートブック | 無償の枠でも使える | 社員 | 同じ資料の束を何度も使う |
社内のデータの横断 | 有料の追加のライセンス | 配るのは管理者、使うのは社員 | メール・会議・ファイルをまたぐ質問 |
コネクタ | 有料の追加か従量課金と、管理者の設定 | 作るか有効にするのは管理者 | 社外のシステムのデータを読む |
貼り付けとアップロードで、その場で読ませる
無償のCopilot Chatが社内の情報として使うのは、社員が貼り付けたりアップロードしたりした内容と、OutlookやTeamsで開いている内容などに限られます。マニュアルの該当ページを貼って「この手順で新人向けの説明を書いて」と頼む、といった使い方です。
手軽な一方で、毎回渡し直す必要があります。同じ資料を何度も使うなら、次の*ノートブックに移ります。
ノートブックで、資料の束を何度も使う
ノートブックは、複数の資料をひとまとめにして、そこに何度も質問できる機能です。スマートエイトの研修では、無償の枠でも使え、OneDriveがあれば始められることを確かめたうえで、演習に入れました。
営業のマニュアルと過去の提案書3本を1つのノートブックにまとめておけば、「この提案書の構成で、新しい顧客向けのたたきを作って」と毎回頼めます。資料を足したり外したりするのも、社員が自分でできます。
有償のライセンスで、メールや会議まで横断させる
有料の追加のライセンスを持つ社員のCopilotは、メールやファイル、会議、予定表を横断して答えます。「先週のA社との打合せで決まったことを、関連するメールも含めてまとめて」のような質問には、この経路が要ります。
研修の設計でも、社内のデータの参照は有料の追加が前提の機能として扱いました。無償のCopilot ChatはMicrosoft Graphを通じて社内のデータを読まないため、同じ演習が成り立たないからです。
*ノートブック：Copilotで複数の資料をひとまとめにし、くり返し質問できる機能。資料の追加や削除は社員が自分で行える。
コネクタで社外のシステムをつなぐ|設定は管理者、使うのは社員
社内のファイルの外にある、顧客管理や問い合わせのシステムのデータまで読ませる手段が*コネクタです。スマートエイトが研修を設計したときも、ここが最も取り違えが起きやすい所でした。
コネクタは、管理者が作るか有効にする
コネクタには、社外のデータを取り込んでおく型と、聞かれたときにその場で取りに行く型があります。どの型でも、管理者が接続を作るか、使えるように有効にします。社員の側でできるのは、有効にされた接続にサインインして使うところまでです。
読める範囲は、元のシステムの権限に従います。顧客管理のシステムで担当の顧客しか見られない社員は、Copilotでも担当の顧客のデータしか読めません。
研修では、コネクタを演習にしなかった
製造業AのCopilotの研修では、先方から「コネクタの使い方」をハンズオンに入れてほしいという要望がありました。確かめると、接続の設定には管理者の権限で行うアプリの登録と管理画面での操作が要り、事務職の受講者が当日に操作できる物ではありませんでした。
そこで当日は扱わず、配布資料に「管理者の設定で使える機能」として1行で載せました。代わりに、ノートブックで複数の資料をまとめて何度も使う体験を入れています。研修で扱う機能は、公式の資料で受講者が自分で操作できると確かめた物と、実際に契約しているライセンスで使える物に絞りました。
社員ができる所、管理者が決める所
社員が自分でできるのは、貼り付けとアップロード、ノートブック、有料の追加を配られた後の横断の3つです。管理者が決めるのは、有料の追加を誰に配るか、どのコネクタを作るか、Web検索を使わせるかの3つです。
研修や社内の案内で「Copilotでできます」と伝える前に、自社の画面に何が出るかを情報システムの担当者と確かめてください。研修で教わった機能が職場の画面に出ないと、社員は使うのをやめてしまいます。
*コネクタ：Copilotに社外のシステムのデータを読ませる接続。管理者が作るか有効にし、社員はサインインして使う。
参照させる前に決めること|置き場所と開ける人を整える
どの経路でも、Copilotが読むのは社員が開ける範囲の資料です。参照の質は、Copilotの設定より、資料の置き場所と開ける人の整え方で決まります。
読ませたい資料は、決めた場所に置く
1-3で挙げた資料が個人のパソコンや紙のままだと、使うたびに貼り付けるかアップロードし直すことになり、横断の経路でも読ませられません。まずは部署で使うOneDriveやSharePointの場所を1つ決め、そこに置きます。
古い版と新しい版が同じ場所に並んでいると、Copilotが古い版を拾って答えることがあります。参照させる場所には、今使っている版だけを置くと、答えのぶれが減ります。
開ける人の範囲を先に見直す
Copilotは権限の範囲で読むため、権限の範囲が広すぎると、見せたくない資料まで答えに出てきます。読ませたい場所を決めたら、そこを誰が開けるかを先に見直します。
社外のシステムをコネクタでつなぐ場合も、読める範囲は元のシステムの権限で決まります。つなぐ前に、元のシステムの権限が業務に合っているかを確かめておきます。
有料の追加を誰に配るか
メールや会議まで横断させたいなら、有料の追加のライセンスが要ります。全員に配る前に、横断の質問が多い部署から配ると、効果と費用を比べやすくなります。
自社の画面にどのライセンスの表示が出ているかの確かめ方は、Copilot研修の内容と選び方で紹介しています。費用が見合うかは、生成AIの費用対効果を測る4つの問いで確かめられます。
よくある質問|Copilotに社内データを読ませる方法について
無償のCopilot Chatだけで、社内のマニュアルを踏まえて答えさせられますか？
できます。マニュアルを貼り付けるかアップロードするか、ノートブックにまとめて渡せば、その内容を踏まえて答えます。メールや会議まで横断させることだけは、有料の追加が要ります。
参照させた社内データは、Microsoftの学習に使われますか？
会社のアカウントで使う限り、基礎のモデルの学習には使われません。参照させた資料は、その質問に答えるために読まれるだけです。
社内データを読ませると、ほかの社員に見えてしまいませんか？
Copilotは、質問した社員がもともと開ける資料だけを読みます。ただし共有の範囲が広すぎる資料は、もともと開けてしまうため回答にも出てきます。4-2のとおり、開ける人の範囲を先に見直してください。
さいごに
本記事では、Copilotに社内データを使わせる方法を、4つの参照の経路として解説しました。貼り付けとノートブックは社員が自分で使え、メールや会議の横断とコネクタには、有料の追加か管理者の設定が要ります。
まずは「どの資料を読ませたいか」を部署で挙げ、置き場所と開ける人を整えるところから始めてください。スマートエイトは、社外のシステムとAIをつなぐ社内ツールの開発と、社員が自分の画面でできることから使い始める研修の両方を支援しています。
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