ChatGPTで経費の勘定科目を判定する方法｜明細から仕訳の下書きまで

はじめに

銀行やカードの明細を1行ずつ見ながら、この支払いは通信費か、支払手数料か、と迷う時間が積み重なっていないでしょうか。勘定科目の判定をChatGPTに手伝わせたくても、何をどう渡せばよいのか、出てきた答えをどこまで信じてよいのかが分からないままでは、手が出しにくいものです。

本記事では、ChatGPTで経費の勘定科目を判定する手順を、明細の渡し方から仕訳の下書きの形まで解説します。スマートエイトは、自社の2か月分の費用をAIに科目別に分けさせ、その中で迷った行と、費用ではなかった出金を一覧にしました。

結論として、ChatGPTに任せるのは科目の候補と理由、どれだけ確かかの3つです。決めるのは人で、確かさが低い行だけを人が答えるようにすると、全部の行を目で追わずに済みます。

本記事は、スマートエイトが自社の2026年7月・8月の費用で行った作業をもとにしています。科目の最終的な判断は、会社の経理の方針と税理士の確認で決まります。

ChatGPTで経費の勘定科目は判定できる|決めるのは人、候補と理由を出すのがAI

AIと人の分担を示した図。AIが出すものは科目の候補・判断の理由・確度で、人が決めるものは科目の確定と会計ソフトへの登録

任せられるのは候補・理由・確度の3つ

ChatGPTに明細の摘要と金額を渡すと、その支払いがどの勘定科目に当たりそうかを、理由を添えて答えられます。摘要に「振込手数料」とあれば支払手数料、税理士の事務所の名前があれば支払報酬料、というように、摘要の言葉から判断する仕事はAIの得意な範囲です。

ただし、AIの答えは候補として扱います。同じ摘要でも、会社によって使う科目が違うことがあるからです。そこで、候補と理由に加えて、どれだけ確かかを3段で付けさせます。確かな行は確かめるだけで済み、迷う行だけを人が考える形にできます。

ChatGPTの利用料そのものは何の科目か

ChatGPTの利用料を何の科目にするかで迷う人も多いはずです。勘定科目は1つに決まっているわけではなく、通信費や支払手数料など、事業での使い方に合うものを選びます。選んだ科目は、一度決めたら続けて使うのが原則です。

スマートエイトの会計ソフトでは、ChatGPTを含むAIのツールや、クラウドのサービスの月額を、カードの明細から通信費として扱っていました。こうした月額のサービスが多い会社ほど、科目を先に1つに決めておくと、毎月の判定で迷う行が減ります。

自社の2か月分の費用を科目別に分けた実例|会計ソフトと銀行の明細を突き合わせた

2か月分の費用を科目別に分けた流れの図。会計ソフトの記帳、銀行の明細、カードの明細を1行ずつ突き合わせ、科目を当てて確・推・要の確度を付け、要確認の一覧にまとめる

スマートエイトは2026年9月に、7月と8月の費用を科目別に分け直しました。月の費用の合計を、会計ソフトの記帳だけに頼らずにつかみ直すためです。

3つの明細を1行ずつ突き合わせた

使った材料は、会計ソフトのfreee*に入っている記帳と、銀行の明細100行、カードの明細の3つです。銀行の明細の100行は、すべてfreeeの側にも明細として入っていました。そのうえで、出金を1行ずつ見て、どの科目に当たるかを当てていきました。

この作業はAIに任せました。このときはClaude Code*をfreeeにつなぎ、記帳と明細の読み出しだけをさせて、記帳の書き換えや登録は一度もさせていません。明細を渡して候補と確度を返させる手順は、ChatGPTでも同じ形で組めます。

確度を3段で付けた

1行ごとの判定には、確度を3段で付けました。

確：摘要から科目が1つに決まる
推：同じ種類の過去の仕訳や、振込先の名義から推定した
要：確認しないと決まらない

銀行の出金で「要」を付けた行は6行で、紹介料なのか外注費なのか、家賃の支払いが事務所の分なのか社宅の分なのか、といった行です。

「推」の行で確かめたい点や、通販で買った物が消耗品なのか書籍なのかといったカードの行も合わせると、確認が要る点は17件になりました。多くは摘要だけでは決まらず、中身を知っている人に聞くしかありません。

カードの明細は、全部が通信費になっていた

突き合わせて分かったことの1つは、登録済みのカードの明細が、全額通信費に寄せられていたことです。未処理の分の摘要を見ると、AIのツールの月額のほかに、社会保険労務士への報酬、印刷、ノベルティ、通販の消耗品、タクシーの配車アプリ、オンライン講座の受講料が混ざっていました。

カードで払う物の種類が増えると、まとめて1つの科目に入れたくなります。科目を1行ずつ判定するAIの作業は、このまとめ方を見直すきっかけにもなります。

*freee：会社の会計や経費の処理を行うクラウドの会計ソフト。明細の取り込みと記帳ができる。 *Claude Code：Anthropicの、作業を任せる型のAI。手元のファイルや、つないだサービスを読み書きして作業を進める。

ChatGPTに勘定科目を判定させる手順|明細の渡し方と指示の書き方

ChatGPTに判定させる3つの手順を並べた図。明細をCSVで書き出す、費用でない出金を外す、科目の候補・確度・根拠を出させるの順に進む

明細をCSVで書き出して渡す

最初に、会計ソフトや銀行の画面から、明細をCSV*で書き出します。ChatGPTに渡す列は、日付、摘要、金額、入金か出金かの4つで足ります。

渡す前に、個人の名前が入る行は伏せておきます。個人への業務委託の振込や、社員の立替の精算の行には、人の名前がそのまま出るためです。「個人A」のように置き換えておけば、科目の判定には差し支えません。

費用でない出金を先に外す

出金の行がすべて費用とは限りません。自社の明細を分けたときも、次のような出金を費用から外しました。先に外しておかないと、同じ費用を二重に数えることになります。

出金	費用か	理由
クレジットカードの引き落とし	費用ではない	使った月にカードの明細で計上する。引き落としの行も足すと二重になる
借入金の返済	利息だけが費用	元金は借りたお金を返しているだけで費用ではない
源泉所得税の納付	費用ではない	給与から預かった税を納めている
立て替えた経費の精算	費用ではない	費用は、立て替えたときの明細で計上する
役員報酬の振り込み	総額の側で費用	振り込むのは手取りで、費用にするのは総額

自社のカードは、使った月の翌月14日に銀行から引き落とされていました。6月と7月の利用額が、それぞれ翌月14日の引き落としの額と一致したことで確かめています。

指示の書き方

指示には、自社の勘定科目の一覧を一緒に渡し、その中から選ばせます。一覧に無い科目を作らせないためです。

# 役割
あなたは中小企業の経理の担当者です。

# 渡すもの
・銀行とカードの明細（CSV）
・当社の勘定科目の一覧

# やってほしいこと
出金の1行ずつに、次の4つを付けて表で返してください。
・費用か、費用ではないか
・勘定科目の候補（当社の一覧の中から選ぶ）
・確度：確（摘要から1つに決まる）／推（似た支払いや名義から推定）／要（確認しないと決まらない）
・根拠（摘要のどの言葉から判断したか）

# 守ること
・一覧に無い科目を作らない
・「要」の行には、何が分かれば決まるかを1行で書く

最後の1行が、次の章で人が答える一覧の元になります。

*CSV：表のデータを、項目をカンマで区切った文字で書いた形式。会計ソフトや銀行の画面から書き出せることが多い。

仕訳の下書きまで進める|「要」の行と、1つの出金を2行に分ける仕訳

1つの出金を2行に分ける仕訳の図。借入金の返済は借入金の元金と支払利息に分け、社会保険料の納付は法定福利費の会社負担と預り金の本人負担に分ける

「要」の行だけ人が答える

ChatGPTが「要」と付けた行は、何が分かれば決まるかと一緒に一覧にします。自社の作業では、行ごとに「何が決まらないか」と「決まると何が動くか」を並べました。

たとえば、印刷代とTシャツの制作費は、広告宣伝費か消耗品費かが決まりませんでした。社会保険料の納付は、会社の負担と本人の負担をどう分けるかが決まらないと、月の費用が変わります。こうした行は、中身を知っている人が答えを書き込めば、そのまま次の判定に使えます。

1つの出金を2行に分ける

仕訳の下書きでは、1つの出金を2つの科目に分ける行が出てきます。自社の明細でも、次の2つは1行のままでは仕訳になりませんでした。

借入金の返済：元金の分は借入金を減らし、利息の分だけを支払利息にする
社会保険料の納付：会社の負担の分は法定福利費、本人の負担の分は給与から差し引いた預り金*にする

元金と利息の内訳は、返済予定表を見れば決まります。ChatGPTに渡すときは、返済予定表の該当の月の行も一緒に渡すと、2行に分けた下書きまで作らせられます。

会計ソフトへの登録は人が行う

下書きができたら、会計ソフトへの登録は人が行います。スマートエイトも、会計ソフトにつないだAIには読み出しだけをさせ、記帳の書き換えはさせていません。AIを会計ソフトにつないで直近の経費を確かめる様子は、YouTubeの実演の動画で公開しています。

判定にかかっていた時間がどれだけ減ったかは、月ごとに測っておくと、続けるかどうかを決めやすくなります。測り方は、生成AIの費用対効果を測る4つの問い｜OpenAI CFOの採点表の使い方が参考になります。

*預り金：給与から差し引いて、会社が一時的に預かっているお金。源泉所得税や社会保険料の本人負担の分が入る。

よくある質問|そのまま使えるか・消費税・会計ソフト・領収書

ChatGPTが出した科目を、そのまま記帳してよいですか？

「確」の行でも、登録の前に人が目を通します。摘要が同じでも、その月だけ用途が違う支払いが混ざることがあるためです。「推」の行は過去の仕訳と見比べ、「要」の行は中身を知っている人か税理士に確かめてから記帳します。

消費税の区分も、ChatGPTに判定させられますか？

候補は出させられます。ただ、同じ科目でも、取引先や請求書の内容によって区分が変わることがあります。税の区分は確度を低めに付けさせ、迷う行は税理士に確認してから決めます。

会計ソフトとつながなくても使えますか？

使えます。明細をCSVで書き出して渡す方法なら、会計ソフトとつなぐ設定が無くても今日から始められます。判定の結果を表で受け取り、会計ソフトには人が登録します。

領収書の写真から科目を判定できますか？

写真から中身を読み取らせてから、科目の候補を出させられます。紙の書類をAIに渡す前に確かめておく条件は、ChatGPTの書類スキャンの使い方｜紙の業務をAIに渡す前の3つの条件で扱っています。

さいごに

本記事では、ChatGPTで経費の勘定科目を判定する手順を、明細の渡し方から仕訳の下書きまで解説しました。ChatGPTには科目の候補と理由、確度の3つを出させ、費用でない出金は先に外し、「要」の行だけ人が答えます。1つの出金を2行に分ける仕訳も、返済予定表などを一緒に渡せば下書きにできます。

まずは1か月分の明細を書き出し、自社の勘定科目の一覧と一緒に渡すところから始めてください。迷う行が一覧になるだけでも、判定にかかる時間の使い方が変わります。スマートエイトの生成AI研修では、自社の書類や明細を題材に、AIに経理の下書きを任せる手順を組み立てる演習を行っています。

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