Geminiでスプレッドシートを使う方法｜作成・分析とGASの自動メール

はじめに

スプレッドシートの右上にGeminiのアイコンが出ていても、表を作らせる以外に何ができるのか分からず、結局は手で集計していないでしょうか。毎週同じ集計をして、誰かにメールで送る作業が残っている方も多いはずです。

本記事では、GoogleスプレッドシートでGeminiを使う方法を、業務の棚卸しシートを通しの例にして解説します。表の作成と分析、AI関数、Geminiに書かせたGASで毎週の集計を自動で送るところまでを順に扱います。GASの手順は、スマートエイトが求人広告代理店Gで行った研修の最終回の演習から取っています。

結論として、1回きりの作成と分析はサイドパネルに、行ごとの分類はAI関数に、毎週くり返す集計と送信はGeminiに書かせたGASに任せると、手作業が残りません。

本記事は2026年10月18日時点のGoogleの公式情報をもとにしています。スプレッドシートの中でGeminiを使うには、対象のGoogle WorkspaceかGoogle AIのプランへの登録が要ります。

Geminiでスプレッドシートを使う3つの入口|サイドパネル・AI関数・GAS

GoogleスプレッドシートでGeminiを使う入口は3つあり、それぞれ向く仕事が違います。最初にどの入口で頼むかを決めておくと、頼んだのに思った形で返ってこない、という空振りが減ります。

スプレッドシートでGeminiを使う3つの入口を並べた図。右側に開く入力欄は1回きりの作成と分析、AI関数は行ごとに同じ判断をくり返す仕事、GASは決まった計算を決まった時刻に送る仕事に向くことを示している

右側の入力欄は、作成と分析の窓口

パソコンでスプレッドシートを開き、右上の「Gemini に相談」のアイコンを押すと、画面の右側にGeminiの入力欄が開きます。表や数式の作成、データの分析、グラフの作成のほか、条件付き書式やピボットテーブルを付ける操作も頼めます。

この入力欄は日本語の指示に対応しています。Excelのファイルを開いている場合は、ファイルのメニューからGoogleスプレッドシートとして保存してから頼むと、Geminiがいちばんよく働きます。

AI関数は、行ごとの分類や要約

セルに「=AI("指示", 範囲)」と書くと、*AI関数が行ごとに文章の生成・要約・分類をします。問い合わせの本文を「要望・不具合・その他」に分けるような、1行ずつ同じ判断をくり返す仕事に向いています。

GASは、決まった計算を決まった時刻に

毎週月曜に集計して送る、のように決まった計算を決まった時刻にくり返す仕事は、*GASに任せます。GASのコードは自分で書かず、Geminiに書かせて貼るだけで動かせます。

入口	向く仕事	棚卸しシートでの例
右側の入力欄	1回きりの作成と分析	表を作る、上位の業務を聞く
AI関数	行ごとに同じ判断をくり返す	業務を任せ方ごとに分ける
GAS	決まった計算を決まった時刻に	毎週月曜に上位3件をメールする

*AI関数：セルに指示と範囲を書くと、Geminiが行ごとに文章を返すスプレッドシートの関数。答えは文字で返り、読ませたいデータは範囲に指定して渡す。 *GAS：Google Apps Scriptの略。スプレッドシートやGmailを操作する処理を書いて保存し、決まった時刻に動かせる仕組み。

Geminiでスプレッドシートを作成・分析する|業務の棚卸しシートを例に

ここからは、部署の業務を棚卸しして、AIで減らせる時間を見積もるシートを通しの例にします。研修で受講者に記入してもらった棚卸しシートと同じ列の並びです。

業務の棚卸しシートを作って使う流れの図。右側の入力欄で表と式を作らせ、記入後に削減見込みの上位3件と合計を分析させ、AI関数で各行に任せ方を付ける3つの段階を示している

作成は、列の並びと計算の式まで頼む

右側の入力欄には、列の名前と順番、計算で埋める列まで書いて頼みます。

業務の棚卸しシートを作ってください。
列は「No.」「業務名」「業務の中身」「1回あたりの分数」「月の回数」「月の工数」「AI化した後の分数」「削減見込みの時間」の順にしてください。
「月の工数」と「削減見込みの時間」は、分数と回数から計算する式にしてください。

削減見込みは、1回あたりの分数からAI化した後の分数を引き、月の回数を掛けて60で割った時間です。研修のシートの記入例では、1回25分の原稿のチェックを月40回する業務が月16.7時間で、AI化した後を8分と見込むと、月11.3時間の削減見込みになります。

分析は「上位3件」と「形式ごとの合計」を聞く

記入が済んだら、「削減見込みが大きい順に上位3件を挙げて」「インプットの形式ごとに削減見込みを合計してグラフにして」と頼みます。Geminiは集計の結果とグラフを返し、グラフはシートに入れられます。

入れたグラフは、基になるデータと一緒に新しいタブに追加され、そのタブのデータにつながっています。毎週記入が増えるシートでは、グラフをその都度作り直すか、次の章のGASで数字だけを送る形にします。

スプレッドシートのGemini関数で、行ごとに分類する

棚卸しの行が増えてきたら、AI関数で任せ方を1行ずつ付けます。たとえば「=AI("この業務を、定型の指示でAIに任せる・決まった時刻に動かす・人が続ける、のどれかに分けて", C2)」と書き、下の行へ広げます。

AI関数を入れたセルをまとめて生成するときは、選んだセルの先頭から350個までが一度に生成されます。行がそれより多いときは、生成が終わってから残りのセルを選んで続けます。分類の基準が行ごとにぶれないよう、指示の文は1つに決めて、全行で同じものを使います。

Geminiとスプレッドシート連携で毎週の自動メール|研修でGASを貼るだけにした演習

スマートエイトが求人広告代理店Gで行った研修では、約30人を対象にした最終回の15分を、Geminiが書いたGASを自分の棚卸しシートに貼るだけの演習に組みました。毎週月曜の朝、削減見込みの上位3件と合計が、自分宛てのメールで届く仕組みです。

毎週月曜に削減見込みの上位3件がメールで届くまでの4つの手順の図。棚卸しシートにコードを貼って保存し、実行して許可を出し、受信トレイで届いたかを確かめ、週ごとのトリガーを足す順番を示している

研修でこの演習を選んだ理由

受講者全員が同じ列の並びの棚卸しシートを使っていたので、同じコードが全員のシートで動きます。メールに載るのはダミーの数字ではなく、その日に自分で記入した削減見込みです。

もう1つの理由は、研修が終わった後も計画を目に入れ続けてもらうためでした。外部のサービスもAPIキーも使わず、Googleの標準の機能だけで動くことも、全員が同じ時間内に終えるための条件にしました。

手順は4つで、書き換える所は無い

手順1：棚卸しシートの拡張機能のメニューからApps Scriptを開き、配ったコードを貼って保存する
手順2：実行して、初回だけ出る承認の画面で、自分のアカウントに許可を出す
手順3：Gmailの受信トレイに、集計のメールが届いたかを確かめる
手順4：左の時計のマークからトリガーを追加し、週ごと・月曜・午前8〜9時を選んで保存する

宛先は実行した本人のアドレスをコードが自動で取るので、書き換える所はありません。コードは「業務名」と「削減見込み」の見出しの名前で列を探すため、列の並びを入れ替えても動きます。

Geminiへの頼み方は、前提・作るもの・制約を分ける

配ったコードは、Geminiに次の形で頼んで作りました。研修の配布物には、この頼み方もコードと一緒に載せています。

Googleスプレッドシートの業務棚卸しシートを集計して、自分宛てにメールするGoogle Apps Scriptを書いてください。

# 前提
- シートの「拡張機能 → Apps Script」で作る
- 見出し行に「業務名」「削減見込み」の列がある
- 「例」と書いた記入例の行は集計から除く

# 作ってほしいもの
1. 削減見込みが大きい順の上位3件と、記入済みの合計を出す
2. 結果を本文にして、実行した本人のアドレスに送る
3. 見出しの名前で列を探し、並びが変わっても動くようにする

# 制約
- 外部のライブラリとAPIキーは使わない
- 見出し行が見つからないときは、原因が分かるエラーを出す

後から直したくなったら、コードの全文をGeminiに貼り、「◯◯を足して、変更後の全文をください」と頼みます。指示を役割・前提・出力に分ける考え方は、Geminiのプロンプトテンプレートの5要素と同じです。

会社で使う前に決めること|承認の画面・送り先・測り方

承認の画面は、自分で自分に許可を出す操作

初回の実行では、「このアプリはGoogleで確認されていません」という画面が出ることがあります。研修では、詳細を開いてプロジェクトに移動し、許可を押す3つの操作をスライドで先に見せてから進める段取りにしました。

これは、自分で貼ったスクリプトに、自分のシートとメールを使う許可を出す操作です。会社によっては管理者の設定でApps Scriptが使えないこともあるため、全員で試す前に、受講者と同じ権限のアカウントで1回通しておきます。

送り先は自分だけから始める

配ったコードが読むのは自分のシートだけで、送る先も自分だけです。上司を宛先に足すのはGeminiに頼めばすぐできますが、送り始める前に本人の了解を取ります。

ほかの人のシートや社内のデータに触るスクリプトを作る場合は、会社のITのルールに従います。どのデータに誰が触れてよいかは、スクリプトを書く人ではなく会社が決めることだからです。

削減見込みは、試して測った分数で書く

研修では、棚卸しシートの「AI化した後の分数」に、体感ではなく、実際に試して測った分数を書く決まりにしました。測った分数をもとにした見込みは、そのまま投資の判断の材料になります。

見込みの時間を費用と比べる手順は、生成AIの費用対効果を測る4つの問いにまとめています。毎週届くメールの合計を前の週と比べれば、削減がどこまで進んだかも追えます。

よくある質問|Gemini スプレッドシートの作成と読み込み

スプレッドシートのGeminiは、どの契約で使えますか？

対象のGoogle WorkspaceかGoogle AIのプランに登録していると使えます。会社のアカウントで契約しているのにアイコンが出ない場合は、管理者の設定でGeminiの機能が止められていないかを確かめてください。

ExcelのファイルをそのままGeminiに分析させられますか？

スプレッドシートの中で頼む場合は、ファイルのメニューからGoogleスプレッドシートとして保存し直してから頼みます。Geminiの機能は、スプレッドシートの形式のファイルで最もよく働きます。

GASを書けなくても、後から直せますか？

直せます。コードの全文をGeminiに貼り、足したいことと「変更後の全文をください」を伝えると、貼り替えるだけの形で返ってきます。直した後は、手順2の実行をもう一度行って、メールの中身を確かめてください。

毎週月曜の決まった時刻ちょうどに届きますか？

選んだ1時間の幅のどこかで届きます。時間で動くトリガーは、たとえば午前9時を選ぶと9時から10時の間で時刻が決まり、その時刻を毎回保ちます。研修の手順書では、始業前に届くよう午前8〜9時を選ぶようにしています。

さいごに

本記事では、GoogleスプレッドシートでGeminiを使う方法を、業務の棚卸しシートを例に解説しました。1回きりの作成と分析は右側の入力欄に、行ごとの分類はAI関数に、毎週くり返す集計と送信はGeminiに書かせたGASに任せるのが要点です。

「Geminiで表は作れたが、毎週の集計はまだ手作業のまま」という方は、まず自分宛てに届くメールを1本作ってみてください。スマートエイトの生成AI研修では、受講者が自分の業務のシートを使い、自動化を1本入れて帰る演習を組んでいます。

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